Bạn đã phải mất nhiều thời gian để check và phân loại email ra khỏi rất nhiều email rác mà bạn phải nhận mỗi ngày vừa mất thời gian vừa có khả năng bỏ lỡ các email quan trọng.
Hay bạn là đầu mối CSKH phải nhận hàng trăm email mỗi ngày và phân công đến các phòng ban xử lý?

Với sự giúp đỡ từ AI Agent đọc và phân tích nội dung email, Workflow sau đây sẽ giúp bạn xử lý tất cả một cách tự động. Bạn sẽ không bỏ sót email, phân loại email vào đúng nhóm hỗ trợ, bỏ qua các email không liên quan. Cùng iNET tìm hiểu cách thực hiện trong bài viết này nhé.

 

I Chuẩn bị

- Gmail API (Nếu mail bạn sử dụng là Gmail) Hướng dẫn lấy API của các dịch vụ Google Drive

- Server mail (Nếu email bạn sử dụng là Email riêng theo tên miền): Phần này các bạn lấy ở đơn vị cung cấp dịch vụ email , Nếu sử dụng mail tại iNET thông tin này ở này ở ngay trên trang quản lý dịch vụ email.

- Google Gmini Account Hướng dẫn cách lấy API Key của Google Gemini vào n8n
(Có thể thay thế bằng OpenAi, Groq, DeepSeek Hoặc bất kỳ Chat Model nào mà bạn muốn)

- Gogle Sheets Hướng dẫn kết nối n8n với Google sheet và đọc dữ liệu từ Google sheet

- Bot Telegram Hướng dẫn cách tạo bot trên Telegram (Có thể thay thế bằng Zalo)

II Triển khai workflow

Bước 1: Cấu hình Trigger

Tùy vào Email mà bạn sử dụng để tạo và cấu hình Gmail Trigger hoặc Email Trigger (IMAP)

Bước 2: Tạo node tách chuỗi địa chỉ email

Bạn tạo node Code và add đoạn code bên dưới

const rawFrom = $input.first().json.from;  
const emailMatch = rawFrom.match(/<(.*?)>/); 
const emailOnly = emailMatch ? emailMatch[1] : rawFrom;
return [
  {
    json: {
      email: emailOnly
    }
  }
];
 

Mục đích Node này là để tách email ra từ chuỗi "From" trong header email. Dùng regex xử lý lấy email giữa dấu <...>. Trả kết quả trả ra sạch sẽ, dễ dùng cho bước xử lý kế tiếp


Bước 3: Cấu hình node Edit Fields (Set)

Các bạn chọn Mode Manual Mapping và thêm các Output bạn cần sử dụng phù hợp với mục đích của bạn

Ở đây mình lấy các giá trị: Địa chỉ người gửi, Tiêu đề, nội dung email và ngày giờ.

Bước 4: Cấu hình AI Agent và Chat Model

Prompt (User Message) các sử dụng các Output bạn đã lấy từ node Edit Fields (Set) trước đó

Như các bài chia sẻ của iNET trước đây. Thành phần cực kỳ quan trọng trong việc định hình cách AI hành xử và suy nghĩ trong workflow chính là System Message Nó khác với user prompt (nội dung email/snippet được phân tích) – vì System Message luôn được AI "ghi nhớ trước" và điều hướng toàn bộ cách nó phản hồi.

Và lần này iNET sẽ chia sẻ luôn với các bạn 3 Prompt iNET đã soạn sẵn, các bạn chỉ cần chỉnh sửa lại 1 chút để phù hợp với mục đích check email của mình là gì (Mẫu kèm trong link tải workflows bên dưới nhé)

Như vậy chúng ta đã setup xong đầu vào hoàn chỉnh

Bước 5: Cấu hình Chat model và đầu ra cho workflows

Phần này các bạn thêm Chat Model (Để phân tích dữ liệu) và cấu hình Bot Telegram vào Output của AI Agent chính là kết quả sau khi AI Agent đã xử lý rồi chạy test thử

Và cùng kiểm tra kết quả!

Như vậy là chúng ta đã tạo thành công một “Cô trợ lý” hỗ trợ đọc email và báo cáo lại cho bạn, từ đó bạn sẽ tránh miss các email quản trọng và cũng không cần phải xem các email spam, mail rác hằng ngày

Ngoài ra tùy vào nhu cầu các bạn có thể mở rộng workflows của mình như:

- Thêm danh sách dịch vụ và danh sách khách hàng và cho phép AI Agent đọc để biết được email đến từ khách hàng cũ hay mới, có các dịch vụ mà bên mình đang cung cấp không…
- Thêm nhóm các phòng ban và gửi thông báo đến các phòng ban có liên quan đến nội dung email nhận được để tiếp xử lý công việc kịp thời và hiệu quả…

- Ngoài lề một chút Từ phiên bản N8n Version 1.103 Gemini Model đã “lên một tầm cao mới” Với các tính năng tự động hóa được nâng cấp, chỉ với 1 Node đã bao gồm: AI Agent, Chat Model, Memory, Các bạn chỉ cần thêm các Tool để sử dụng như một Combo.

Nếu sử dụng N8n tại iNET quý khách liên hệ iNET Hỗ trợ nâng cấp ngay lên bản mới nhất để trải nghiêm các tính năng mới nhé

III File mẫu workflows

Cuối cùng không thể thiếu đó chính workflows đã đóng gói sẵn kèm các System Message để các bạn có thể dễ dàng tùy phiến thei nhu cầu thật sự của mình.

>>>Link tải workflow: TẠI ĐÂY

>>>Xem thêm hướng dẫn Import/Export dữ liệu: TẠI ĐÂY

Chúc bạn áp dụng thành công và tối ưu hóa quy trình làm việc hiệu quả hơn!